El tiempo es oro, reza el adagio, y es que, en la sociedad actual, el tiempo es un recurso escaso y de incalculable valor. Tanto a nivel personal, como laboral, la importancia del tiempo es crucial. De ahí que su gestión se haya convertido en el centro de multitud de investigaciones, charlas, talleres e incluso se hayan creado aplicaciones móviles con el propósito de ayudar a gestionarlo.
En la empresa, la gestión del tiempo de trabajo es esencial para conseguir los objetivos y niveles de productividad deseables. Por eso se han desarrollado programas y software que ayudan a gestionar el tiempo de trabajo de los equipos, junto con el software de control de vacaciones, las ausencias y las bajas. Sin una buena gestión del tiempo en la empresa, difícilmente se puede alcanzar el éxito.
Independientemente del modelo de negocio, ya sea en remoto, en la oficina o híbrido, un software de gestión del tiempo ayuda a planificar, automatizar y optimizar los recursos de la empresa. Además, también contribuyen a mejorar el clima laboral y la conciliación laboral y familiar, reduciendo el estrés y favoreciendo una mayor calidad de vida.
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¿Qué es la gestión del tiempo?
La gestión del tiempo se puede definir como la suma de una buena planificación, control y ejecución de tareas dentro de un lapso temporal. Tiene que ver con la organización para mejorar la productividad. Para ello, hay que seguir una serie de pasos, como, por ejemplo, fijar unos objetivos, priorizar tarea y/o evitar la procrastinación.
Aquí es donde entra el software de gestión del tiempo, que ayuda a organizar y jerarquizar todas las tareas, dando prioridad a las más urgentes y estableciendo los descansos y tiempos de trabajo de la manera más eficiente. Pero, no hay que olvidar que, dentro de la gestión del tiempo, la calidad del trabajo y el nivel de satisfacción personal están relacionados.
Se trata, en definitiva, de hacer el mejor uso posible del tiempo en función de las prioridades y metas que se hayan establecido. Todo ello sin olvidar aspectos tan importantes como la importancia de la desconexión digital o la implementación de un canal de denuncias obligatorio para respetar la transparencia y buenas prácticas empresariales.
Ventajas de la gestión del tiempo
Aprender a gestionar el tiempo tiene como consecuencia directa la mejora en la toma de decisiones. Pero también trae consigo un incremento de la productividad, la reducción del estrés, la mejora en la calidad del trabajo, mayor autodisciplina, alcance de objetivos y muchas otras que, a continuación, se detallan:
Mayor productividad
Con una buena gestión del tiempo se logran mejores resultados en menos tiempo. Esto es así porque se organizan mejor las tareas con el objetivo de maximizar el uso del tiempo. Esto se expresa en un mayor rendimiento y mayor satisfacción laboral. Un buen software de gestión del tiempo proporciona información sobre cómo se está utilizando el tiempo y dónde se pueden hacer mejoras.
Mejora en la toma de decisiones
El tiempo que queda libre, debido a la buena gestión del mismo, sirve para reflexionar y así poder tomar mejores decisiones. El estrés y la presión por acabar tareas y entregarlas a tiempo, así como una mala organización y gestión del tiempo en el trabajo, llevan a decisiones precipitadas y erróneas. En cambio, los programas de gestión del tiempo evitan estos errores ofreciendo el tiempo necesario para pensar bien las cosas y decidir de manera más acertada.
Gestión del tiempo y éxito
En un entorno de presión y estrés continuo no hay espacio para el desarrollo de las habilidades personales y profesionales. En cambio, en un puesto de trabajo que utiliza herramientas de gestión del tiempo, estas soft skills o habilidades blandas, se pueden expresar mejor, sacando a relucir lo mejor de cada persona. De esta manera se alcanza el mayor potencial de forma más humana y resiliente.
Mayor calidad
Al disponer de más tiempo o de tiempo de calidad, se puede prestar más atención a los detalles. Esto conlleva una mejora de la calidad del trabajo. Lo mismo ocurre con las ideas, pues la gestión del tiempo favorece el desarrollo de la creatividad y una mejor resolución de problemas. Algo difícilmente llevable a la práctica en un entorno hostil donde la constante presión y carga desmesurada de trabajo imposibilita estas cualidades.
Mejora de la autodisciplina
Aprender a gestionar el tiempo implica aprender de autodisciplina, pues supone establecer límites y comprometerse a cumplirlos. Ahora bien, los límites que se establecen dentro de los programas de gestión del tiempo, son realistas. De lo contrario, estos límites solo servirían para causar frustración y no llevaría a la consecución ni al logro de objetivos. La autodisciplina tiene que trabajar a favor de un método equilibrado y eficaz.
Mejor equilibrio vida laboral-vida personal
La gestión eficaz del tiempo ayuda a equilibrar la vida laboral y la vida personal. Organizar, planificar y desarrollar mejor las tareas libera tiempo para que se pueda disponer de tiempo de calidad para lo personal. Sin este tiempo de calidad en lo personal, lo que ocurre a largo plazo es el temido síndrome del burn out. Lo que, a su vez, provoca bajas y absentismo laboral.
